Een beetje licht brengen, met plezier werken aan goede dienstverlening en je ontwikkelen als mens en professional. Al meer dan vijf jaar werken we, met taakdelegatie, samen om dit bij klanten werkelijkheid te maken. We leerden van de successen en van wat niet goed ging. Graag delen we die inzichten en de werkwijze die daaruit is ontstaan.
Twee uitgangspunten staan in onze werkwijze centraal. Ze leiden tot een specifieke interpretatie van taakdelegatie die we uitwerken in de gemaakte keuzes. De twee uitgangspunten zijn:
Taakdelegatie vergroot de regie van werkgever en werknemer op re-integratie. Door de inzet van een multidisciplinair team, dat onderling alle informatie deelt, worden werkgever en werknemer beter aangezet om buiten de spreekkamer op te lossen, wat alleen daar kan worden opgelost. De taakgedelegeerde voegt onmisbare niet-medische perspectieven toe aan de advisering. Pas in tweede instantie is taakdelegatie een antwoord op de schaarste van artsen.
Taakdelegatie draagt bij aan de positionering van de bedrijfsarts, vandaag en in de toekomst. Het nodigt de arts uit om regie te nemen op de sociaal-medische begeleiding en vermindert het micromanagen van re-integratietrajecten. Dat de bedrijfsarts betrokken is bij de grote lijnen van verzuim en niet beperkt wordt tot de spreekkamer, zet de toon voor betrokkenheid bij het arbobeleid van de werkgever.
Keuzes bij de dagelijkse uitvoering
In onze werkwijze onderscheiden we 6 domeinen waarop afspraken moeten worden gemaakt. Vijf daarvan lopen parallel aan de wettelijke vereisten.
Domein 1: De medewerker begrijpt hoe de dienstverlening eruitziet en kiest mee.
Zowel de arts als taakgedelegeerde geven de medewerker voor het spreekuur uitleg over hun eigen rol en de rol van de ander. We gebruiken de uitleg meteen om de aandacht van de werknemer te vestigen op de rol van werk als bevorderende of belemmerende factor bij re-integratie. Omdat beide professionals de uitleg geven, wordt ook dit aspect van herstel twee keer ter sprake gebracht.
Doordat de rollen duidelijk zijn, kan de medewerker meedenken bij de keuze met wie het vervolggesprek plaatsvindt. Uiteraard weegt een inhoudelijke reden bij de professional zwaar bij die keuze. Wie is de juiste speler aan tafel? Door deze afweging te maken, wordt optimaal aangesloten bij de behoefte en wat helpend is. Een verzoek om direct contact met de bedrijfsarts wordt uiteraard altijd gehonoreerd.
Domein 2: De arts delegeert een specifieke taak, passend bij de bevoegdheid en bekwaamheid van de taakgedelegeerde.
De sleutel tot een succesvolle begeleiding van een taakdelegatiekoppel is dat de bedrijfsarts en de taakgedelegeerde elkaars specifieke en unieke kernkwaliteiten kennen. Bijvoorbeeld expertise of achtergrond in de psychologie, fysiotherapie of ergotherapie. Wanneer het koppel samen besluit dat de taakgedelegeerde de juiste speler aan tafel is en van toegevoegde waarde is in de resterende re-integratie kan je deze dus zeker uitbesteden aan de taakgedelegeerde. Heldere werkafspraken en regelmatig taakdelegatie-overleg met elkaar zijn hierbij wel een vereisten, zodat de arts ook de eindverantwoordelijkheid kan nemen in taakdelegatie. Het is aan de arts om goede randvoorwaarden te geven wat in deze casus factoren zijn om over terug te horen. Deze worden dan besproken in het taakdelegatie-overleg. Zo is het mogelijk om, onder regie van de bedrijfsarts, toch de eerste afspraak bij de taakgedelegeerde te plannen. Het opstellen van de probleemanalyse blijft voorbehouden aan de bedrijfsarts. Met de input van de eerste afspraak van de taakgedelegeerde kan de probleemanalyse door de bedrijfsarts worden gebruikt waarvoor hij is bedoeld. Analyse van knelpunten en uitzetten van beleid en te nemen stappen. Dus geen formaliteit en het zetten van vinkjes.
Domein 3: Bekwaamheid en bevoegdheid van taakgedelegeerde zijn vastgelegd.
De arts is betrokken bij inhoudelijke ontwikkeling taakgedelegeerde. In onze ervaring is een aantal vaardigheden moeilijker aan te leren dan andere. Met name gespreksvaardigheden en reflecterend vermogen op eigen bekwaamheid en bevoegdheid dienen bij aanvang van de taakdelegatie aanwezig te zijn. Is iemand expliciet op deze onderwerpen geschoold, dan neemt de kans op succesvolle samenwerking aanzienlijk toe. Het zijn immers de ingrediënten voor ontwikkeling, professionaliteit en persoonlijk leiderschap. In de praktijk betekent het dat de taakgedelegeerde beter de grenzen van de eigen bekwaamheid en bevoegdheid kent en zelfstandig kan inschatten wanneer overleg nodig is. Daarnaast maken we specifieke afspraken over rode en oranje vlaggen die respectievelijk tot direct overleg of bespreking bij het reguliere taakdelegatie-overleg leiden.
Domein 4: De arts controleert het werk van de taakgedelegeerde.
Afhankelijk van de volwassenheid van het team, is er meer of minder controle. Bij startende teams worden doorgaans alle terugkoppelingen gecontroleerd. Het is niet wenselijk dat dit de modus operandi blijft. Hypercontrole van het werk van de ander vormt een negatieve houding in de samenwerking tussen twee professionals. Het staat onderling vertrouwen eerder in de weg dan dat het samenwerking stimuleert. Door goede werkafspraken en regelmatig taakdelegatie-overleg weet de arts dat hij grip houdt op de casuïstiek zonder dat er op alle dossiers een controle is. Deze aanpak vraagt ook om steekproefsgewijze controle van dossiers en sluit nauw aan op het kwaliteitssysteem dat in de bredere organisatie is ingebed.
‘Vertrouwen groeit door goede afspraken op de andere 5 domeinen‘
Domein 5: De arts kan taakdelegatie intrekken.
Als de bedrijfsarts taakdelegatie intrekt, heeft dat directe gevolgen voor de inzet van de taakgedelegeerde in haar of zijn primaire taken. Het intrekken van taakdelegatie kan contractuele gevolgen hebben voor de taakgedelegeerde. Hoewel dat niet het werkgebied van de arts is, is het belangrijk dat een heldere escalatie wordt beschreven. Juist om de inhoudelijke en contractuele verantwoordelijkheden gescheiden te houden. Daarvoor hebben we 3 zaken ingericht:
1. Bij aanvang transparantie over de escalatie bij onvoldoende inhoudelijk functioneren;
2. Continue feedback op inhoudelijk functioneren, juist op kleine dingen, voor ze groot worden;
3. Vroege en gezamenlijke escalatie naar de leidinggevende, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen kennis, vaardigheden en gedragsaspecten, zoals het niet nakomen van gemaakte afspraken.
Domein 6: Vertrouwen: the one that binds them all.
Is er zonder vertrouwen taakdelegatie mogelijk? Vertrouwen is de basis van samenwerken en dus ook taakdelegatie. Zonder vertrouwen is taakdelegatie niet aan de orde. Vertrouwen en gelijkwaardigheid, met ieder een eigen focus, zijn de basisvoorwaarden voor taakdelegatie.
In onze werkwijze staat vertrouwen en de relatie tussen arts en taakgedelegeerde centraal. Waarbij we beseffen dat dat vertrouwen groeit door goede afspraken op de andere 5 domeinen. En dat diezelfde afspraken ervoor zorgen dat het af en toe kan schuren, zonder dat dat meteen tot het intrekken van taakdelegatie leidt.
Andere aandachtsgebieden
Taakdelegatie is de individuele keuze van de arts om een specifieke taak te delegeren. Tegelijkertijd is er een contract en businesscase waar een bepaalde ratio van taakdelegatie wordt aangenomen. De afspraken op bovenstaande domeinen helpen om het contract uit te voeren met behoud van de autonomie van de arts.
Aan de context van taakdelegatie is in dit artikel minder aandacht besteed, zoals de samenwerking met de casemanager van de werkgever, de accountmanager bij de klant en ondersteunende diensten zoals planning en het medisch secretariaat. Ook zijn we niet ingegaan op onze rol als opleider en het werken in taakdelegatie door de aios. Tot slot zijn er raakvlakken met de providerboog en onderzoeken we momenteel een uitbreiding van het multidisciplinaire team met behandelaars en coaches, buiten taakdelegatie.
Afsluitende overwegingen
Taakdelegatie vraagt om een extra inspanning van alle betrokkenen. Het voegt complexiteit toe aan een al ingewikkeld speelveld. De implementatie ervan vraagt dan ook voorbereiding en de uitvoering vraagt om volharding. Toch is het ons die investering meer dan waard. We hebben hierin een manier gevonden die de dienstverlening verrijkt, het werkplezier vergroot en ons completere vakmensen maakt.
Meer over de auteurs
Mark Droogers, Judy Aertsen en Lex de Jong zijn bedrijfsarts en opleider. Samen zijn ze goed voor bijna 70 jaar ervaring in het vak, waarvan ongeveer een derde actief in taakdelegatie. Ze werken onder meer bij Cohesie waar deze werkwijze in de praktijk wordt gebracht.
Suzanne Bakker werkt sinds vijf jaar als taakgedelegeerde en was onder meer staf taakgedelegeerde.
