Er is een groot tekort aan verzekeringsartsen (VA's) bij het UWV. 1,2 Als oplossing hiervoor begon het UWV in 2011 met het inzetten van taakondersteuning door medisch secretaresses (MS). 1 Dit houdt in dat de MS door een VA wordt ingezet om administratieve en secretariële taken over te nemen die anders door de VA zelf worden verricht.
Voorbeelden van deze taken zijn het samenvatten van dossiers, uitwerken van delen van rapportages of het schrijven van brieven. De exacte invulling van het takenpakket is een afspraak tussen VA en MS.3Binnen het UWV wordt onderscheid gemaakt tussen taakondersteuning door een MS en taakdelegatie door een sociaal medisch verpleegkundige (SMV). Taakdelegatie omvat meer eigen professionele verantwoordelijkheid waarbij de SMV zelfstandig mondeling, schriftelijk en telefonisch klantcontact aangaat.3
Het UWV onderzocht het effect van taakdelegatie en ondersteuning eerder.4 De auteurs concluderen dat er een onveranderd tot positief effect is op werkbeleving, kwaliteit en productie, echter de methodologie en resultaten werden niet meegepubliceerd. Deze resultaten gaan over een evaluatie van elf jaar geleden, toen er net begonnen werd met taakondersteuning door het UWV.4 Er zijn sindsdien geen onderzoeken binnen het UWV meer geweest die deze items hebben onderzocht. Dit onderzoek beoogt middels een meer kwalitatieve analyse te achterhalen hoe taakdelegatie in de praktijk wordt gebruikt, hoe de samenwerking verloopt en welke voor- en nadelen worden ervaren door de VA’s.
Methode: tien interviews
De auteur sprak tien VA’s in semigestructureerde interviews. De topiclijst voor de interviews was gebaseerd op de ‘driehoek van taakherschikking’, die eerder werd gebruikt in een onderzoek naar taakdelegatie bij huisartsen.5 In overleg met twee experts op het gebied van taakdelegatie binnen het UWV werd de topiclijst aangepast voor toepassing in de verzekeringsgeneeskunde.
Via de afdeling Business Control & Kwaliteit (BC&K) van het UWV werd achterhaald welke VA’s momenteel met een MS werken op het kantoor van de auteur. Al deze VA’s werden per mail en daarna telefonisch benaderd voor deelname aan het onderzoek. Alle deelnemers werden over het doel en de opzet van het onderzoek geïnformeerd en ondertekenden het toestemmingsformulier. Vanwege de niet-invasieve aard van het onderzoek en de geringe tijdsinvestering was geen toestemming van de medisch-ethische toetsingscommissie nodig.
De interviews werden afgenomen tussen december 2021 en maart 2022. De interviews vonden, naar keuze van de VA, fysiek danwel via Microsoft Teams plaats. Alle interviews werden opgenomen (alleen audio) en vervolgens verbatim getranscribeerd en geanonimiseerd. Door transcriptie en gegevensverzameling af te wisselen evolueerde de topiclijst en werden eerder genoemde punten besproken in daaropvolgende interviews. Relevante gegevens werden middels handmatig coderen geëxtraheerd.
Resultaten
Kenmerken onderzoekspopulatie: Alle tien van tien uitgenodigde VA’s (6 vrouwen en 4 mannen) van één kantoor in Amsterdam werden geïnterviewd. De duur van de interviews was tussen de 20 en 50 minuten. Hun leeftijd liep uiteen van 37 tot 66 jaar en ze waren tussen de 7 en 38 jaar werkzaam bij het UWV.
De MS werd door acht VA’s ingezet in de WIA, waarvan één arts haar ook inzette voor de WAO en één andere arts ook voor de ziektewet. Daarnaast waren er twee artsen die de MS alleen inzetten voor de Wajong. De tijd dat VA’s samenwerkten met een MS liep van 1 tot 10 jaar.
Taken: Voor welke taken de MS werd ingezet wisselde sterk per VA. Het grootste deel van de VA’s zette de MS in voor het voorbereiden van dossiers en het nabellen van medische informatie van de behandelaar. Het aantal taken waarvoor de MS wordt ingezet varieert van 1 tot 6 (tabel 1).
Tabel 1.
|
Taken
|
Verzekeringsartsen
|
||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
3
|
5
|
7
|
8
|
10
|
1
|
2
|
4
|
6
|
9
|
Totaal
|
|
|
Dossiers voorbereiden
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
7
|
|||
|
Nabellen medische informatie
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
6
|
|||||
|
Dictaten uitwerken
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Bij het spreekuur zitten en rapportage uitwerken
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Klant bellen
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Brief behandelaar opstellen
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Agendabeheer
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Bellen met ouders en/of begeleiders
|
x
|
1
|
|||||||||
|
Notulen van vergaderingen uitwerken
|
x
|
1
|
|||||||||
|
Bellen met bedrijfsarts voor deskundigenoordelen
|
x
|
1
|
|||||||||
|
Aantekeningen van arts uitwerken
|
x
|
1
|
|||||||||
|
Totaal
|
6
|
6
|
6
|
4
|
3
|
2
|
1
|
1
|
1
|
1
|
|
‘Ik dicteer met name de langere verslagen en dan geef ik haar eens in de week een SD-kaart en dan een paar dagen later, dan staat het gedicteerde in het systeem.’
‘Als je een secretaresse hebt, moet je ook zorgen dat haar werk leuk blijft… Als ze alleen maar naar het scherm zit te turen en lappen tekst in het systeem zit te typen [impliciet: dan is dit dus niet zo]. Dus we proberen echt afwisseling erin aan te brengen, dat zij ook een afwisseling van taken heeft.’
Samenwerking: Vijf VA’s beschreven de samenwerking met de MS als zakelijk, waarbij er vooral kortdurend contact was via e-mail. Het contact is praktisch en strikt werkgebonden. De andere vijf artsen beschreven het contact als warmer, waarbij er veelvuldig contact was, waaronder fysieke afspraken op kantoor. Zij spraken ook over privézaken en de samenwerking werd als een prettig onderdeel ervaren.
‘Ja we kennen elkaar zo goed. We gaan altijd samen lunchen als we hier zijn… dus het is één grote gezelligheid zullen we maar zeggen. We hebben elkaars privénummers. … Tijdens corona zijn we ook bij elkaar wezen lunchen. … Het is niet alleen maar zakelijk zeg maar, het is iets meer dan dat.’
‘Het is wel allemaal echt via de e-mail of telefonisch… En ja… de communicatie is gewoon lekker zakelijk en kort.’
Voordelen: De voordelen die VA’s ervaarden staan in tabel 2. Alle VA’s ervaarden tijdwinst als voordeel van het samenwerken met de MS. Dit leidde in vijf gevallen tot het gevoel een hogere productie te halen (niet geobjectiveerd).
Tabel 2.
|
Voordelen
|
Verzekeringsartsen
|
||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
2
|
7
|
5
|
6
|
8
|
1
|
3
|
4
|
10
|
9
|
Totaal
|
|
|
Tijdswinst
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
10
|
|
Meer werkplezier
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
8
|
||
|
Kwaliteit
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
6
|
||||
|
Hoger salaris
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
6
|
||||
|
Hogere productie
|
x
|
x
|
x
|
x
|
x
|
5
|
|||||
|
Meer medisch inhoudelijk bezig zijn
|
x
|
x
|
x
|
x
|
4
|
||||||
|
Klanttevredenheid
|
x
|
x
|
x
|
x
|
4
|
||||||
|
Minder lichamelijke klachten
|
x
|
x
|
x
|
x
|
4
|
||||||
|
Samenwerking
|
x
|
x
|
x
|
3
|
|||||||
|
Je leert nieuwe vaardigheden
|
x
|
x
|
2
|
||||||||
|
Minder mentale stress
|
x
|
1
|
|||||||||
|
Totaal
|
8
|
8
|
7
|
6
|
6
|
5
|
4
|
4
|
3
|
2
|
|
‘Dus het zit hem in kleine dingen dat je tijdswinst haalt. Dus ik denk ook niet dat je enorme stappen in productie maakt doordat je een MS hebt.’
‘Kijk, de productie die ik nu haal, had ik zonder MS nooit kunnen halen…’
De andere artsen geven aan dat er door de tijdswinst meer tijd is voor kwaliteit en meer verdieping. Acht van de tien verzekeringsartsen ervaren ook een positief effect op de werkbeleving en kwaliteit.
‘Omdat zij meer tijd besteedt aan het tot het gaatje gaan om die informatie binnen te krijgen. Dan komt er ook meer binnen, dus is toch uiteindelijk de beoordeling kwalitatief hoger, omdat je meer informatie verkrijgt.’
‘Dat maakt dat het werk wel leuker is in die zin, omdat het gewoon voor mij rotklusjes waren.’
Door het werken met een MS ga je als arts een salarisschaal omhoog. Twee artsen noemden dit als primaire motivatie. Vier anderen zagen het als een prettige bijkomstigheid.
‘Stel… ze zouden dat niet geven? Misschien zou ik nog steeds wel met taakdelegatie willen werken… Maar nee, het is zeker niet primair mijn motivatie geweest.’
‘Nou ja we werden eigenlijk min of meer gedwongen hè om een MS te nemen, want ja, dan kon je een hogere schaal krijgen en zonder een MS niet.’
Er is tevens een grote spreiding in de hoeveelheid voordelen die genoemd worden door de verzekeringsartsen van 8 tot 2 voordelen (tabel 2). Nadelen: Over het algemeen werd het werken met een MS vooral als prettig ervaren. Nadeel dat genoemd werd was de tijdsinvestering voor het inwerken. Er is geen standaard inwerkprogramma. Hierdoor moest elke arts zelf het wiel opnieuw uitvinden. Daarnaast werd de rompslomp rond de HR-cyclus benoemd. Deze komt in de praktijk op de VA terecht. Dit kost tijd en geeft een extra verantwoordelijkheid.
Overwegend positief effect
Dit onderzoek beoogt middels een meer kwalitatieve analyse te achterhalen hoe taakondersteuning in de praktijk wordt gebruikt, hoe de samenwerking verloopt en welke voor- en nadelen worden ervaren door de VA’s. Het is een eerste exploratie in hoe VA’s samenwerken met de MS en dat zij deze samenwerking over het algemeen als prettig en voordelig ervaren. In aanvulling op eerder onderzoek van het UWV waarbij een onveranderd of zelfs positief effect werd beschreven op werkbeleving, kwaliteit en productie, toont dit onderzoek een overwegend positief effect op deze drie factoren.4
Elders in de zorg wordt al veel gewerkt met taakverschuiving, zoals de huisarts met praktijkondersteuners en bij de huisarts en in het ziekenhuis met physician assistents (PA) en/of verpleegkundig specialisten (VS). In een uitgebreid onderzoek naar het gebruik van PA/VS in de huisartsenpraktijk werd een objectieve verlichting van de werkdruk, verbetering van de kwaliteit van zorg, toename van de patiënttevredenheid en kosteneffectiviteit gezien.5Het is aannemelijk dat dergelijke verbeteringen ook gelden voor taakdelegatie bij het UWV, maar dat valt deels buiten de range van dit onderzoek.
Bovendien zijn de effecten op de werkbeleving ook waardevol. In 2016 is het UWV een initiatief gestart om artsen te ‘boeien en binden’. Naast de werving van artsen, is het ook belangrijk om de uitstroom tot een minimum te beperken.2 Als de werktevredenheid vergroot wordt zal dit mogelijk leiden tot een lagere uitstroom. Uit onderzoek in andere sectoren is bekend dat samenwerken, administratieve ondersteuning en het salaris factoren zijn die de werktevredenheid positief beïnvloeden.6Deze factoren verbeteren ook door het werken met een MS. Uit een ander onderzoek blijkt dat veel tijd kwijt zijn aan andere zaken dan medisch inhoudelijke werkzaamheden een reden is om het UWV te verlaten.7
Als vrijwel het enige genoemde nadeel werd genoemd de initiële tijdsinvestering in de inwerkperiode en de HR-rompslomp. Hieruit volgt de aanbeveling om VA’s hierin te ontzien, bijvoorbeeld door effectievere inzet van HR-managers en een centraal inwerkprogramma voor de MS, waarin aandacht is voor de systemen, opstellen van de rapportages en wetstechniek.
Inzet voor een breder takenpakket leidde niet per se tot een hogere werktevredenheid bij de VA’s, maar zij gaven de mogelijkheid tot maatwerk op prijs te stellen. De werktevredenheid van de MS viel buiten het bestek van dit onderzoek. Het blijft daarom de vraag of een meer consistente inzet mogelijk zou kunnen leiden tot hogere efficiëntie.
In het kader van ‘boeien en binden’ lijkt het verstandig om eerder in de opleiding te starten met het werken met een MS. Er worden veel voordelen ervaren door de verzekeringsartsen en dit zal ook zo zijn bij de aios en mogelijk zelfs anios.
Er blijkt een grote spreiding in de taken waarvoor de MS en VA samenwerken. Dit is in overeenstemming met de eerder uitgevoerde pilot door het UWV. In beide onderzoeken werd de MS het meest ingezet voor het voorbereiden van de rapportages.8Een beperking van het huidige onderzoek is de beperkte steekproef van tien verzekeringsartsen op één kantoor. Dit onderzoek moet daarom gezien worden als eerste stap om tot een betere samenwerking te komen. Er is aanvullend onderzoek nodig bij meer verzekeringsartsen en meer kantoren. Ook is het belangrijk om de MS’en te vragen hoe zij het werken met de verzekeringsartsen ervaren. Dit onderzoek heeft zich gericht op taakondersteuning door MS’en, maar het is ook interessant onderzoek verder uit te breiden naar sociaal-medisch verpleegkundigen (SMV).
Conclusie: positief effect
Het werken met een medisch secretaresse heeft een positief effect op de werkbeleving, productie en de kwaliteit. Er is een grote spreiding in de taken waarvoor de MS wordt ingezet.
Geen belangenconflicten
Referenties
1. Capaciteitsorgaan. (2019, december). Capaciteitsplan 2021-2024 (deelrapport 4 sociaal geneeskundigen). capaciteitsorgaan.nl
2. UWV, (2021, maart). Strategisch personeelsplan verzekeringsartsen UWV 2021 – 2025. digitalewerkplek.sharepoint.uwv.nl/documentcenter/Documenten
3. Kroneman H, Faas J (2021, februari). Handreiking taaldelegatie (versie 2.2). UWV. digitalewerkplek.sharepoint.uwv.nl
4. Hoofs T, Epema E, Broeders R, Kroneman H, (2019). Werken met taakdelegatie bij UWV als het nieuwe normaal. Tijdschrift voor Bedrijfs- en Verzekeringsgeneeskunde, 27(3), 22-27. doi.org/10.1007/s12498-019-0021-y
5. Kouwen AJ, van Vugt YP, van Opstal C, Grijzen Y, van den Brink GTWJ (2020). De verpleegkundig specialist en physician assistant in de huisartsenzorg. Nijmegen: Radboudumc/AGPVI. zorgmasters.nl
6. Basak SK, Govender D, (2015). Theoretical Framework Of The Factors Affecting University Academics Job Satisfaction. International Business & Economics Research Journal (IBER), 14(2), 317. doi.org/10.19030/iber.v14i2.9167
7. Jansen H, Noordik E, (2020). Net geregistreerd als verzekeringsarts en dan weg bij UWV. Waarom? Tijdschrift voor Bedrijfs- en Verzekeringsgeneeskunde, 28(1-2), 8-14. doi.org/10.1007/s12498-019-0154-z
8. UWV, (2018, juli). Pilot MS in de zw-arbo. digitalewerkplek.sharepoint.uwv.nl
Samenvatting
Inleiding: Er is een groot tekort aan verzekeringsartsen bij het UWV. Als oplossing voor dit probleem begon het UWV in 2011 met het inzetten van taakondersteuning door medisch secretaresses. Hiermee werd een positief effect beoogd op werkbeleving, productie en kwaliteit. Het doel van dit onderzoek is om te evalueren hoe verzekeringsartsen van het UWV het werken met een medisch secretaresse ervaren.
Methode: Er werden tien semigestructureerde interviews gedaan met verzekeringsartsen uit Amsterdam. In een iteratieve cyclus van transcriberen en coderen werden de taken, samenwerking en voor- en nadelen van het werken met een MS geïdentificeerd.
Resultaten: De verzekeringsartsen ervaren tijdswinst, meer werkplezier, hogere kwaliteit en hoger salaris als voordelen van het werken met een MS. Een mogelijk nadeel is de tijdsinvestering die het inwerken en de HR-cyclus kost. Conclusie: Het werken met een medisch secretaresse heeft een positief effect op de werkbeleving, productie en kwaliteit. Er is een grote spreiding in de taken waarvoor de MS wordt ingezet.
Aandachtspunten
-
Voor welke taken de MS ingezet werd wisselde sterk per VA. Het grootste deel van de VA’s zetten de MS in voor het voorbereiden van dossiers en het nabellen van medische informatie van de behandelaar.
-
Alle VA’s ervaarden tijdwinst als voordeel van het samenwerken met de MS. Dit leidde bij een deel tot hogere ervaren productie en kwaliteit.
-
Als vrijwel het enige genoemde nadeel werd genoemd de initiële tijdsinvestering in de inwerkperiode en de HR-rompslomp.
